Datawerkplaats

Collecties worden niet alleen fysiek beheerd maar ook digitaal. Je beschrijft bijvoorbeeld hoe het object eruit ziet, wie het gemaakt heeft, waar het is en hoe het in je collectie terecht is gekomen. Dit soort informatie over een object wordt digitaal vastgelegd: de metadata. Deze informatie is in de eerste plaats belangrijk voor jezelf: zo weet je wat je hebt. Maar deze informatie is ook heel waardevol om online met het publiek te delen. Met technieken als Linked (Open) Data (voor collectie informatie) en IIIF (voor beeldmateriaal) kan jouw collectie eenvoudig verbonden worden met andere collecties waardoor er prachtige overzichten en verbanden kunnen ontstaan.

Maar voor je deze informatie deelt met het publiek moeten deze collectiedata wel op orde zijn. De Datawerkplaats helpt bij het opschonen van collectiedata. In nagenoeg elke collectieregistratie komt vervuiling voor. Zo kan de naam van een persoon of periode op verschillende manieren geschreven zijn: 17^e eeuw, 17^de eeuw, 1600-1700. Hierdoor zijn je objecten en metadata niet goed vindbaar. Als je je collectie online presenteert of wilt overstappen naar een (ander) collectieregistratiesysteem wil je dit zo goed mogelijk op orde hebben.

Voordat je collectiedata publiceert, kies je eerst welke velden je met het publiek wilt delen. Een handig hulpmiddel hierbij is het invulboek Dataprofiel Collectie informatie voor het Publiek. De titel en beschrijving zijn uitgelezen velden om te gebruiken voor pakkende publieksteksten. Een titel staat vaak prominent op websites en in de beschrijving kan je iets vertellen over wat dit object nu zo bijzonder maakt of hoe het werd gebruikt. Een foto zegt niet alles.

Termennetwerk gebruiken

Maar dan ben je er nog niet. De termen zoals objectnaam, vervaardiger en plaatsnaam kan je verbinden met het Termennetwerk. Op deze manier maak je duidelijk wat je met die term bedoelt. Je voert niet alleen het woord in, maar ook een link naar een plek op het internet waar uitgelegd wordt wie of wat er precies met deze term wordt bedoeld. Bijvoorbeeld het geboortejaar, omschrijving (scope note) en verschillende schrijfwijzen. Zo'n link is een belangrijke bouwsteen voor Linked Data. Op deze manier kan jouw collectie verbonden worden met andere collecties waarin naar dezelfde term wordt verwezen en waarin dus dezelfde link voorkomt. Door dezelfde link te gebruiken kan de computer zien dat er dezelfde naam bedoeld wordt. 

Wat kan de Datawerkplaats voor jou betekenen?
Misschien duizelt het je nu. Geen zorgen! je kunt altijd terecht bij de Datawerkplaats. De digitaal-erfgoed-coaches Mieke Heurneman en Marianne de Rijke en datacleaner Nynke Kuipers vormen samen de Datawerkplaats Utrecht. Zij kunnen je adviseren over welke stappen jij kunt zetten om jouw collectie te verrijken en verbinden. Dat gaat in kleine stapjes die passen bij de ambitie en de mogelijkheden van jouw organisatie.

Dat kan op verschillende manieren:

• Datascan: hoe staat het met jouw collectieregistratie? Je kunt gratis een datascan laten maken om inzicht te krijgen in je registratie. Bovendien krijg je er een op maat gemaakt advies bij over welke volgende stappen je kunt zetten om je collectieregistratie te verbeteren. 
• Adviesgesprek over de stappen voor jouw organisatie: van opschonen tot migratie.
• Workshops: spijker je kennis bij en leer hoe je jouw data makkelijker kan opschonen en verbinden.
• Data-Doe-Middag: computer mee en samen aan de slag!
• Informatie via de website en Erfgoed Nieuwsbrief.
  

Wie kunnen gebruik maken van de Datawerkplaats?
Iedere Utrechtse erfgoedpartij die wil werken volgens de NDE-principes kan gebruik maken van de Datawerkplaats. 

Dus?

• Wil je een datascan? Mail naar Nynke Kuipers, en vermeld je collectieregistratiesysteem. Je krijgt dan instructies over hoe je jouw data kan aanleveren.
• Neem contact op met al je vragen rondom digitalisering van je collectie. We staan voor je klaar!
• Hou de agenda in de gaten voor workshops, bijeenkomsten en data-doe-middagen van de Datawerkplaats.